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如何运筹办大事和办要事

时间:2014-09-04

办大事和办要事的时间安排原则可以概括为:集中整块时间办大事,利用黄金时间办要事。

1.集中整块时间办大事

很多人的时间很容易被切成小碎块,以应付若干件事,计划已久的要做较大事情,多次拿在手上又放下了。要知道,如果把时间分割开来零星使用,时间的利用效率就会大大降低,甚至等于没有时间。要想做一件较大的事,必须有一定的、哪怕是最低限度的整块时间。

比如,一位管理者近来了解了不少市场情况,想把它写成较为系统的市场调查报告,如果集中时间来写,最多一天就完成了。但是总没有一整天的时间供他使用,他只好见缝插针,第一天抓住半个小时,第二天又抓了15分钟,第三天挤出了20分钟,每次拿起笔来都像刚开头一样,这样断断续续,半个月之后才完成了初稿。把所用的时间加起来,足有三个工作日的时间,报告稿的质量也不尽人意,有许多拼接的痕迹。写文件如此,研究确定本单位的大政方针、人事安排或处理一个棘手的问题,更需要有整块时间才能完成。

2.利用黄金时间办要事

所谓黄金时间,就是比较清静、少有干扰和脑子比较好使的一段时间。每个人的工作性质和工作环境不同,每天比较清醒的那段时间在什么时候、有多长,也就各不相同。

例如,负责生产调度的管理人员,每天刚上班的时候可能是最忙的一段时间,中间一段时间可能稍清静些。而高级管理人员,刚上班的头个把小时可能较少有干扰。

至于最佳用脑时间,每个人也不相同,由各自的生物钟决定。据国外一些生理学家研究发现,人体内存在着100多种生物钟。大脑的活动也受生物钟的影响和制约。英国学者经过测试发现,上午8时大脑具有严谨、周密的思维能力,下午2时逻辑思维能力最强,晚上8时记忆力最强。当处在最佳用脑时间时,脑细胞处于高度兴奋状态,此时,大脑接受信息、整理信息、加工信息、储存信息和输出信息的效率比其他时间高。有的人早上脑子好使,称为“百灵鸟型”;有的人在晚上和夜里脑子好使,称为“猫头鹰型”。不过,生物钟是可以通过锻炼、刺激进行调整的。

因此,要养成良好的生活、工作、学习、睡眠习惯,使生活规律化。同时总结自己的工作规律和生物钟的规律,寻找出每天的黄金时间,在这个时间去做最重要的工作,而把例行性的、不重要的工作安排在其他时间去做,以提高工作效率。